運(yùn)維監(jiān)理服務(wù)最佳實(shí)踐之信息化資產(chǎn)管理

 摘要：在電子政務(wù)項(xiàng)目中，信息化資產(chǎn)不僅是甲方業(yè)務(wù)的重要支撐，更是維護(hù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全、保障公共利益、推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵國(guó)有資產(chǎn)。近十年來(lái)，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)政務(wù)等技術(shù)廣泛應(yīng)用，使得信息化資產(chǎn)的規(guī)模不斷擴(kuò)大、種類(lèi)日益繁多，且價(jià)值昂貴。同時(shí)，新技術(shù)和新設(shè)備的不斷涌現(xiàn)也加速了信息化資產(chǎn)的更新?lián)Q代。然而，由于缺乏長(zhǎng)效管理機(jī)制，信息化資產(chǎn)管理面臨著“賬賬不符”“賬實(shí)不符”，甚至國(guó)有資產(chǎn)流失等各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。因此，甲方亟需外部專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)管理服務(wù)的支持。國(guó)研咨詢(xún)作為國(guó)內(nèi)首創(chuàng)運(yùn)維監(jiān)理服務(wù)的咨詢(xún)單位，在2018年，著手信息化資產(chǎn)管理的專(zhuān)題研究，形成了全面、系統(tǒng)的信息化資產(chǎn)管理整體解決方案，并在多個(gè)項(xiàng)目中成功實(shí)踐，取得了顯著成效。

以我公司所負(fù)責(zé)的北京市某行政單位信息化項(xiàng)目為例，該用戶(hù)單位長(zhǎng)期以來(lái)積累了大量的信息化資產(chǎn)，這些資產(chǎn)最早可追溯至20世紀(jì)90年代，總額已超越7.4億元，種類(lèi)繁多，規(guī)?？涨?，資產(chǎn)分布在全市100多個(gè)辦公區(qū)內(nèi)，資產(chǎn)使用者近萬(wàn)人，這些無(wú)疑對(duì)資產(chǎn)管理提出了極高的要求與挑戰(zhàn)。但是，由于缺少行之有效的管理機(jī)制，且管理過(guò)程的不規(guī)范，出現(xiàn)了一系列的管理問(wèn)題。

一、主要問(wèn)題

首先，是資產(chǎn)臺(tái)賬中缺少統(tǒng)一的資產(chǎn)登記標(biāo)準(zhǔn)，資產(chǎn)信息不準(zhǔn)。一是在資產(chǎn)條目上，存在將設(shè)備、系統(tǒng)甚至項(xiàng)目、合同等作為一項(xiàng)資產(chǎn)登記入賬的情況，資產(chǎn)條目顆粒度不規(guī)范、不統(tǒng)一，直接影響后續(xù)的資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)、清查、處置等工作，徒增了資產(chǎn)管理成本及風(fēng)險(xiǎn)。二是在資產(chǎn)屬性的登記方面，資產(chǎn)臺(tái)賬中存在已登記的設(shè)備品牌、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)值等信息錯(cuò)誤的情況，主要因?yàn)橘Y產(chǎn)登記時(shí)忽略了工程變更和決算攤銷(xiāo)等因素所導(dǎo)致的，為后續(xù)資產(chǎn)清查、審計(jì)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)埋下了“盤(pán)虧”的隱患，甚至有可能觸及“國(guó)有資產(chǎn)流失”等紅線(xiàn)問(wèn)題。

其次，是資產(chǎn)流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)缺乏管控，導(dǎo)致“資產(chǎn)遺失”。在資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)、處置等環(huán)節(jié)中，時(shí)常出現(xiàn)資產(chǎn)實(shí)物無(wú)法找到的情況。其根源主要有兩點(diǎn)，一是設(shè)備送修與外借管理松散，缺乏出/入庫(kù)記錄、簽收記錄等關(guān)鍵信息的記錄與保存，且在資產(chǎn)流轉(zhuǎn)期間未得到有效追蹤，增加了資產(chǎn)在流轉(zhuǎn)過(guò)程中遺失的風(fēng)險(xiǎn)；二是資產(chǎn)下線(xiàn)管理不完整，下線(xiàn)資產(chǎn)未能及時(shí)入庫(kù)管理，導(dǎo)致停用資產(chǎn)長(zhǎng)期處于無(wú)人監(jiān)管的失控狀態(tài)，隨著系統(tǒng)升級(jí)改造、設(shè)備更新等，進(jìn)一步加劇了資產(chǎn)遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

最后，是精細(xì)化管理不足，資產(chǎn)管理效率較低。一方面，資產(chǎn)本身缺乏有效的編碼、標(biāo)識(shí)，且登記信息不具體、不細(xì)致，不僅阻礙了資產(chǎn)的快速準(zhǔn)確地查找、檢索和統(tǒng)計(jì)，而且還拖延了資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)和清查的時(shí)間，降低了整體管理效率，增加了管理成本及出錯(cuò)的概率。另一方面，是資產(chǎn)管理信息化程度不高，資產(chǎn)信息的錄入、維護(hù)、審核、查詢(xún)等工作過(guò)度依賴(lài)人工操作，這不僅增加了管理成本，還增加了出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而影響資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確性和有效性。

二、解決方案

針對(duì)信息化資產(chǎn)管理過(guò)程中存在的各類(lèi)問(wèn)題，我們制定了全面、系統(tǒng)的解決方案，重點(diǎn)聚焦在規(guī)范資產(chǎn)管理過(guò)程和糾正歷史賬務(wù)信息兩個(gè)方面。
在規(guī)范資產(chǎn)管理過(guò)程方面。我們嚴(yán)格遵循《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》，及國(guó)家、北京有關(guān)國(guó)有資產(chǎn)管理規(guī)定，結(jié)合資產(chǎn)管理的實(shí)際問(wèn)題，圍繞著信息化資產(chǎn)的確認(rèn)登記、資產(chǎn)維護(hù)、停用下線(xiàn)、資產(chǎn)處置等全生命周期，制定了詳細(xì)的管理規(guī)范，明確了各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的管理要求。

一是在資產(chǎn)確認(rèn)登記方面，立足資產(chǎn)管理的精細(xì)化要求，從資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)、清查、處置等核心需求出發(fā)，綜合考慮資產(chǎn)的折舊率、使用年限、耦合性等因素，明確了資產(chǎn)信息在登記入賬時(shí)，拆分或合并的基本原則；確立了以決算報(bào)告為首要依據(jù)，輔以竣工資產(chǎn)清單和采購(gòu)合同（可信度依次遞減）登記的基本原則，結(jié)合資產(chǎn)信息登記的規(guī)范性審核、完整性審核、一致性審核，確保資產(chǎn)登記的嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性，確保信息真實(shí)無(wú)誤，為后續(xù)資產(chǎn)管理工作提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二是在資產(chǎn)維護(hù)管理方面，細(xì)化了資產(chǎn)標(biāo)識(shí)、設(shè)備送修、調(diào)配使用、資產(chǎn)信息變更等各節(jié)點(diǎn)的管理流程，設(shè)計(jì)了標(biāo)準(zhǔn)化的表單、報(bào)告模板，并在資產(chǎn)管理的過(guò)程中通過(guò)出/入庫(kù)審批、變更審核、持續(xù)跟蹤等管理機(jī)制，強(qiáng)化各項(xiàng)要求的執(zhí)行力度與全過(guò)程監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了管理過(guò)程留痕、信息可追溯，確保信息化資產(chǎn)全生命周期管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，極大地降低了資產(chǎn)遺失風(fēng)險(xiǎn)。

三是在資產(chǎn)下線(xiàn)方面，明確了下線(xiàn)入庫(kù)審批流程、存放標(biāo)準(zhǔn)等要求，特別是強(qiáng)調(diào)了軟件、數(shù)據(jù)等無(wú)形資產(chǎn)下線(xiàn)前的全面?zhèn)浞菖c歸檔工作，以及恢復(fù)資料編制要求等，結(jié)合資產(chǎn)信息核驗(yàn)、入庫(kù)審批、定期盤(pán)點(diǎn)等措施，確保下線(xiàn)資產(chǎn)處于監(jiān)管狀態(tài)，降低資產(chǎn)遺失風(fēng)險(xiǎn)，為后續(xù)的資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)、清查及處置工作奠定基礎(chǔ)，提升了資產(chǎn)管理的效率與準(zhǔn)確性。

四是在資產(chǎn)處置（報(bào)廢）方面，明確了具體的工作要求，包括處置（報(bào)廢）條件評(píng)估、處置資料收集、資產(chǎn)查驗(yàn)、處置協(xié)調(diào)、處置信息留檔備案等。并結(jié)合資產(chǎn)處置（報(bào)廢）條件審核、資料完備性審核、資產(chǎn)點(diǎn)驗(yàn)核查、處置信息留檔備案等具體工作，進(jìn)一步保障了資產(chǎn)處置（報(bào)廢）過(guò)程的合規(guī)性，確保資產(chǎn)處置（報(bào)廢）信息完整與可追溯。

五是在資產(chǎn)精細(xì)化管理方面，在“資產(chǎn)名稱(chēng)”“品牌型號(hào)”“存放地點(diǎn)”等34個(gè)信息項(xiàng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步豐富了資產(chǎn)信息維度，新增了“所屬項(xiàng)目”“所屬系統(tǒng)”“保修截止時(shí)間”“維護(hù)公司”等關(guān)鍵信息項(xiàng)，并將“存放地點(diǎn)”按照異地辦公區(qū)-樓層-房間-機(jī)柜逐級(jí)細(xì)化，同時(shí)圍繞“取得日期”“維護(hù)單位”“系統(tǒng)分類(lèi)”等核心要素，自定義資產(chǎn)編碼規(guī)則并明確標(biāo)識(shí)，極大提升了資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)工作的效率與準(zhǔn)確性，為資產(chǎn)的快速定位與高效管理提供了有力支持。此外，結(jié)合資產(chǎn)管理的實(shí)際場(chǎng)景，協(xié)助用戶(hù)單位梳理資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能需求，覆蓋多維統(tǒng)計(jì)分析、資產(chǎn)可靠性預(yù)警、文檔資料管理、資產(chǎn)流轉(zhuǎn)審批等多項(xiàng)內(nèi)容，大幅提升了資產(chǎn)管理工作的效率，還顯著增強(qiáng)了資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性與有效性。

在歷史賬物信息的糾正方面，我們采取嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣椒?，首先，依?jù)項(xiàng)目的決算報(bào)告、竣工資產(chǎn)清單以及采購(gòu)合同等資料（按可信度遞減順序），細(xì)致地梳理并糾正了賬目中的偏差。其次，結(jié)合詳盡的實(shí)物盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，消除了“粗粒度”和“賬實(shí)不符”等錯(cuò)誤，確保賬目與實(shí)物的一致性。最后，對(duì)于實(shí)物“盤(pán)虧”或“盤(pán)盈”的情況，基于歷史資料深入調(diào)查，并形成了詳盡的書(shū)面報(bào)告。這一舉措不僅確保了資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性和完整性，也為后續(xù)的資產(chǎn)管理提供了有力的數(shù)據(jù)支持。

三、服務(wù)成效

通過(guò)全面推行信息化資產(chǎn)管理方案，構(gòu)建了覆蓋資產(chǎn)確認(rèn)登記、資產(chǎn)維護(hù)、停用下線(xiàn)、資產(chǎn)處置等全生命周期的長(zhǎng)效管理機(jī)制，取得了顯著的實(shí)際成效。在本項(xiàng)目案例中：

一是對(duì)于資產(chǎn)臺(tái)賬中缺少統(tǒng)一的資產(chǎn)登記標(biāo)準(zhǔn)，資產(chǎn)臺(tái)賬信息不準(zhǔn)的問(wèn)題，通過(guò)建立資產(chǎn)登記標(biāo)準(zhǔn)，并強(qiáng)化審核流程，基本解決了過(guò)往資產(chǎn)登記工作中的不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范問(wèn)題，確保各項(xiàng)資產(chǎn)信息都能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映在資產(chǎn)賬目中，實(shí)現(xiàn)了用戶(hù)單位近5年信息化項(xiàng)目中累計(jì)采購(gòu)的1.46億資產(chǎn)的精準(zhǔn)登記，并有效支撐資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)、審計(jì)等工作。此外，通過(guò)資產(chǎn)梳理，識(shí)別并確認(rèn)了1500余項(xiàng)存在“粗粒度”和“賬賬不符”等不規(guī)范、錯(cuò)誤的資產(chǎn)信息，涉及金額約5240.4萬(wàn)元，占比約14.3%，為后續(xù)資產(chǎn)信息校正及處置工作提供了有力支撐。

二是對(duì)于資產(chǎn)流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)缺乏管控，導(dǎo)致“資產(chǎn)遺失”的問(wèn)題，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)流轉(zhuǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的嚴(yán)格審核與實(shí)時(shí)監(jiān)控，輔以詳實(shí)記錄和持續(xù)跟蹤，消除了資產(chǎn)管理過(guò)程中的疏漏與盲點(diǎn)，確保每一步流轉(zhuǎn)都清晰可溯，從而大幅降低資產(chǎn)在流轉(zhuǎn)過(guò)程中被盜用、遺失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，通過(guò)基于固定資產(chǎn)停用即入庫(kù)和無(wú)形資產(chǎn)停用即備份的機(jī)制，確保資產(chǎn)的安全存放和有效監(jiān)管，從根本上杜絕了“資產(chǎn)遺失”的問(wèn)題，有效支撐了資產(chǎn)審計(jì)時(shí)無(wú)形資產(chǎn)的查驗(yàn)工作。

三是對(duì)于資產(chǎn)管理精細(xì)化不足，資產(chǎn)管理效率較低的問(wèn)題。通過(guò)完善、細(xì)化和校準(zhǔn)資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)信息，輔以資產(chǎn)管理工具的有效支撐，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)精細(xì)化管理，有效支撐管理決策。在保障資產(chǎn)臺(tái)賬信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，為資產(chǎn)采購(gòu)、盤(pán)點(diǎn)、審計(jì)等工作提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐，有效推動(dòng)約1.52億元資產(chǎn)的處置工作，支撐了辦公區(qū)前置資產(chǎn)搬遷的總體部署和利舊使用的統(tǒng)籌管理，極大的提升了資產(chǎn)管理工作效率與工作成效。
在信息化資產(chǎn)管理方案的實(shí)施中，我們不僅建立了長(zhǎng)效的全生命周期管理機(jī)制，并與信息化項(xiàng)目建設(shè)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)運(yùn)維、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等多項(xiàng)工作深度融合。為進(jìn)一步提升資產(chǎn)管理效率與精準(zhǔn)度，我們提出充分應(yīng)用RFID技術(shù)的合理化建議，為資產(chǎn)標(biāo)識(shí)、出入庫(kù)監(jiān)控、資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)等工作提供信息化支撐，持續(xù)提升資產(chǎn)管理水平。